複合機やプリンタ設定のトラブルで困ったら?

複合機独特のセットアップと運用の難しさ

コピー、ファックス、スキャナー、プリンタが一体になった複合機。今や日本のオフィスには欠かせないものになっています。便利な一方、接続は結構面倒であったりします。

それは物理的には1つしかない複合機が、Windowsからはそれぞれ別のアイコンとして表示される点です。これだけでも初心者は戸惑いがちですが、接続方法の多様さがこの複雑さが加速しています。

複合機はUSB、有線LAN、無線LAN、更にはBluetoothの接続インターフェースの内から複数を搭載しています。

最近はスマホからの印刷も増えているため、無線LANは必須として、残りはどれを選択するのかが難しいところ。更にややこしいのは、プリンタは物理的にひとつしか無いのに、Windows上では接続方法が異なるとそれぞれ別のアイコンになるという点です。

つまり、無線LANのプリンタアイコンと有線LANのプリンタアイコンは別、USBで接続すると更にアイコンが増えていきます。

こうなると「セットアップはちゃんと出来たし、この間まで使えていたのになんで急に印刷できなくなったの?」というトラブルが増えてきます。
本人はいつもの無線LANプリンタアイコンを選んだつもりが実は別のアイコンを選んでおり、その原因がUSBや有線LANの結線トラブルであった…といった単純ミスもよく起きます。

オフィスの複合機では、たとえ複数の接続方式が選択できたとしても、アイコンの作成はどれか一択にする、勝手にドライバーをインストールしてアイコンを増やさないなどのルールを決めておくことが重要です。

また無線LANの場合、接続パスワードに相当するSSIDが必要になります。初期導入時は公表するにしても、いつまで公表とするか、オフィスをご訪問になったお客様へアクセスを許すか否か、職場でルールを統一しておく必要があるでしょう。

ただこうして決めたルールも実際に運用してみると不便で見直しを図りたい…こうした場合「○○君はパソコン詳しいからお守り係」などと安易に担当を決めてしまうと、いつの間にか当人の本来の業務を圧迫していたということになりかねません。

当社は初期導入時の機種選定(オフィスの員数から考えるとこのくらいの能力は必要で、安い機種を選んでしまうと却って損になる/故障した場合修理するか買い換えるかの見極めなど)から初期設定、運用時のトラブル対応まで経験豊富です。契約もスポットから長期契約まで柔軟に対応しています。まずはお気軽にご相談ください。

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